「履歴書と職務経歴書、どっちに何を書けばいいのか」。
まず、30秒で答えを。履歴書は「確認のための書類」、職務経歴書は「選考のための書類」です。 あなたの合否を左右するのはほぼ職務経歴書で、履歴書は事実確認と手続きのために存在します。
この一点が分かると2枚の書き分けの迷いは大半消えるんです。
私は採用側の人事として両方を受け取って読む立場にいます。この記事では2枚の書類が社内で誰に・いつ・何のために読まれているかを開示します。読む側の使い方が分かれば、書く側の力の配分は自動的に決まるので。
2枚の書類は、社内でこう扱われている
採用側から見た2枚の役割
履歴書は「台帳」です。
学歴・職歴の年月に空白や矛盾がないか、通勤圏か、入社可能時期はいつか。採用側はここを確認したらあとは内定後の労務手続きまで出番がありません。だから履歴書で凝るべき箇所はほとんどない。求められる仕事は「正確であること」だけです。手書きかPCかという定番の悩みも中途採用の実務ではPCで何の問題もありません。読む側は書体じゃなくて年月を見ています。職務経歴書は違います。
選考の本体です。書類選考の合否も面接での質問もここから作られます。面接官は面接直前に職務経歴書を読み返しながら質問を組み立てるので、職務経歴書は「面接の議題リスト」を自分で書いているのと同じなんです。聞いてほしいことを厚く、それ以外を薄く書く意味はここにあります。
「同じことを二度書く」問題の整理
2枚あることで起きる典型的な混乱が「職歴・自己PR・志望動機をどちらに書くか」ですよね。読む側の使い方から逆算すると整理はこうなります。
職歴は両方に書きますが、粒度が違います。履歴書は「入社・退社の年月と社名」だけの骨組み。職務経歴書は中身。履歴書の職歴欄に業務内容を詰め込む人がびっくりするくらい多いんですが、読む側はそこを中身として読みません。やめれば労力が浮きます。
自己PR・志望動機は履歴書に小さな欄があるせいで迷いが生まれます。実務上の答えはこうです。本体は職務経歴書（または職務経歴書に統合）で、履歴書の欄は要約。
気をつけるのは一つだけ。2枚で矛盾させないこと。
読む側は2枚を突き合わせて読むので、履歴書と職務経歴書で強みの主張が違うとそれだけで雑な印象になります。もったいないんです、これが本当に。志望動機の中身の作り方は志望動機の"読まれ方"に書きました。
転職回数が多い・ブランクがある場合もここで触れておきます。
履歴書の年月は絶対にごまかさないでください。入社時の手続きで社会保険の記録と突き合わせれば分かることで、経歴の相違は内定取り消し事由になり得ます。空白は履歴書では正直に、説明は職務経歴書と面接でする。役割分担で対処する問題です。
先に作るほうの職務経歴書は、完成したあとに確認する項目を職務経歴書チェックリストに分けて置いてあります。
書く順番は職務経歴書が先
作成の実務では順番を逆にしている人が多いです。履歴書から書き始めると小さな欄に合わせて自分を要約することになり、要約の根拠がないまま言葉を選ぶことになる。
2枚を作る実務の順番
職務経歴書を先に作れば、履歴書は「正確に転記して要約を写す」だけの作業になります。かける時間の配分は感覚的には職務経歴書9:履歴書1でいいと思います。
9:1です。ちょっと極端に聞こえますよね。
でも履歴書に凝っても合否は動かないので、実務としてはこのくらいで釣り合っています。職務経歴書の中身のほうは書き方のテンプレより先に「読む側が最初の30秒でどこを見るか」を知ってから書くことを勧めます。それは職務経歴書の記事に独立して書きました。
最後に一つ、採用側からの本音を。
2枚の役割分担を分かって書かれた書類は内容以前に「仕事の段取りができる人」に見えます。書類は経歴のプレゼンであると同時に、あなたの最初の仕事のサンプルとして読まれている。凝る必要はありません。役割どおりに、正確に。それだけで書類は十分に仕事をします。